Scope des Projektes

Wir haben gleich nach der Gründung von zyrrio 2022 begonnen eine erste Lösung umzusetzen. Unsere Idee damals, zu Beginn: während wir potenzielle Kundinnen suchen können wir nebenbei gleich ein Rechnungssystem einzuführen. Der Vorteil: Wenn wir dann Projekte haben, gibt es bereits einen zuverlässigen Prozess um Rechnungen zu erstellen.

Prozess

Simpel.

Wir bieten Fixpreisprojekte an. Kundinnen bekommen also ein Angebot für die Umsetzung einer Leistung, nach Annahme des Angebotes (idealerweise online), kann die Leistung per einfachem Schritt abgerechnet werden.

Rechnungsmodalitäten und Details sollen pro Kunde definiert werden können, sodass wir bei neuer Beauftragung diese Daten nicht neu erfassen müssen.

Das System soll sich außerdem mit unserer Bank verbinden und eingehende Zahlungen vergleichen und die Rechnung als “Bezahlt” markieren.

Umsetzung - 2022

Nachdem wir glücklicherweise schneller als erwartet ein erstes Projekt akquiriert und umgesetzt hatten, folgte die erste Abrechnung dann doch als Word-Dokument.

Die Evaluierung führte zu einem überraschenden Ergebnis, nach unseren Tests haben wir uns gegen sevdesk entschieden, obwohl es uns öfter empfohlen worden war. Grund: Fehlende Anbindung an unsere Bank, um die eingehenden Zahlungen zu bestätigen.

Die Wahl fiel dann auf Informer und die erste Rechnung auf Basis unserer neuen Software folgte wenige Wochen später.

Ändernde Anforderungen - 2023

Mit der Weiterentwicklung von zyrrio als Unternehmen folgten auch wechselnde Anforderungen. Mit der Umsetzung von flexiblen Kundenberatungen zu kleinen Themen wurde unser Bedarf größer auch nach Beratungszeiten abrechnen zu können. Damit wuchsen wir aus unseren ursprünglichen Anforderungen an die Abrechnung heraus.

Neue Anforderungen:

• Projekte sollen auch nach Arbeitszeit am Projekt abgerechnet werden können
• Die Zeit soll auf Basis der Tätigkeit mit Stundensatz abgerechnet werden
• Dazu gehörend soll auch nachvollziehbar sein, wie weit vereinbarte Budgetrahmen genutzt wurden

Es war klar, dass ein allgemeines Rechnungstool nicht mehr unsere Anforderungen abdeckt. Wir brauchen Software, die speziell unseren Bedürfnissen als Dienstleister oder Agentur gerecht wird.

Meet MOCO

Bei einer Recherche ist mir MOCO schnell ins Auge gesprungen.

• Definieren von Projekten mit unterschiedlichen Abrechnungsmodalitäten
• Zeiterfassung
• Angebotserfassung
• Abrechnung
• Abgleich mit unserer Bank

Das sind die Funktionen, die wir brauchen, clever und einfach umgesetzt.

Als Bonus gibt es auch eine API, die es uns ermöglicht unsere Prozesse über das System hinaus zu gestalten und andere Systeme zu integrieren.

Den Pilotkunden hatten wir in 10 Minuten auf MOCO umgestellt. Auch wenn das erste Angebot unser Design noch nicht beinhaltete.

In einem zusätzlichen Schritt haben wir alle Kundinnen migriert und auf MOCO gewechselt.

Anbindung an Zeiterfassung eines Partners

Eine Herausforderung ist die Abrechnung in Projekten die wir gemeinsam mit einem Partner durchführen. Hier ist es wichtig, dass wir ein gemeinsames Verständnis über den Stand der Abrechnung haben und wissen wie viele geleistete Stunden nicht abgerechnet sind.

Dabei unterstützt eine kleine von uns entwickelte Schnittstelle, welche Zeiten, die bei uns in MOCO erfasst wurden, nach Clocko:do, das System unseres Partners, überträgt.

Der Erfolg

• Wir verrechnen zuverlässig an die richtigen Kontakte beim Kunden
• Die richtigen Steuersätze werden durchgängig verwendet
• Team hat übersicht zu Budgetstand der Projekte
• Übersicht zu Angeboten und dazugehöriger Abrechnung
• Übersicht welche Zeiten abgerechnet wurden
• Jeder kann jede Rechnungen erstellen oder Auskunft geben