Wie kann mein Projekt eingeordnet werden?

Digitalisierungsprojekte verfolgen meist eines dieser beiden Ziele:

• Kosten reduzieren
• Umsatz generieren

Unter Kosten reduzieren ist dabei alles zu verstehen, dass die Effizienz verbessert (zB die Automatisierung von Prozessen, Verarbeitung von Daten, Informationsbereitstellung).

Unter Umsatz generieren ist alles zu verstehen, dass zusätzliche Einnahmequellen schafft, die ohne Digitalisierung nicht möglich wären (zB neue Produkte, digitale Erweiterungen physischer Produkte, Verbesserung der Qualität bestehender Produkte).

Wie kann ich das erste Ziel definieren?

Das Ziel ist eine High-Level-Definition der ersten Verbesserung, die umgesetzt werden soll. Diese sollte

• die angestrebte Wirkung im Unternehmen definieren,
• keinen Lösungsweg beinhalten,
• in maximal einem Absatz beschrieben werden,
• einen Zeitraum von maximal 3 Monaten umfassen,
• klar machen, in welche Kategorie das Ziel fällt.

Beispiele für Ziele sind: Beschleunigung der Rechnungslegung, Verbesserung der Informationen über unsere Kunden, schnellere der Personalabrechnung oder Automatisierung des Marketings

Gibt es für dich keinen klaren Kandidaten für das erste Ziel, dann nutze Entscheidungshilfen, z.B. eine Nutzen-Kosten-Bewertung.

Wie können Nutzen und Kosten der Ziele bewertet werden?

Bewerte in einem groben Verfahren den Nutzen, mit dem du rechnest:

• Wie viel Arbeit wird eingespart?
• Welche anderen Tätigkeiten können stattdessen jetzt durchgeführt werden?
• Wie wirkt sich die Verbesserung auf die Qualität aus?
• Wie oft wird diese Arbeit durchgeführt?

Bewerte zusätzlich die Kosten, die dir bekannt sind. Faktoren dabei sind beispielsweise:

• Anzahl der Prozessschritte, die als Teil des Ziels überarbeitet werden müssen
• Anzahl der Schnittstellen zwischen den Prozessschritten
• Einstellung der beteiligten Personen zu Änderungen (Early Adopters vs. Nachzügler)
• Komplexität des Problems

Setze dann die Ziele in Relation zueinander, z.B. Ziel A hat einen höheren Nutzen als Ziel B und Ziel A kostet mehr als Ziel B.

Bringe die Ziele in ein Diagramm und wähle als erste Kandidaten die Ziele, die den höchsten Nutzen und die niedrigsten Kosten haben. Schreibe auch 2-3 Gründe für jedes Ziel auf, warum du es so bewertest - das kann später sehr hilfreich sein.

Was muss rund um das Projekt berücksichtigt werden?

Zusätzlich zum ersten Ziel und einem Überblick ist auch das Umfeld des Projektes wichtig. Eine Digitalisierungsinitiative existiert nicht in einer Blase, unabhängig von der Organisation oder dem wirtschaftlichen Umfeld. Verschiedene Faktoren beeinflussen den Erfolg.

• Welche Systeme gibt es bereits und sollen in das Projekt integriert werden?

  • Wer sind die Ansprechpartner oder Dienstleister für diese Systeme?

• Wer sind die Benutzer für das Projekt?

  • Wie werden die Benutzer in das Projekt eingebunden?

• Welche (organisatorischen) Schnittstellen sind vom Projekt betroffen?

  • Müssen andere Unternehmensbereiche einbezogen werden?

• Gibt es Partner, die eingebunden werden müssen (z.B. Lieferanten, Vertriebspartner)?

Diese Informationen setzen das Projekt in den richtigen Kontext. Das ermöglicht, diesen zur Verbesserung des Erfolgs miteinzubeziehen.

Wie kann eine bessere Kommunikation untereinander und zu Dienstleistern sichergestellt werden?

Ein weiterer wichtiger Punkt ist sicherzustellen, dass die Kommunikation über die Anforderungen problemlos funktioniert. Eines der Probleme, die wir in Projekten dabei oft sehen, ist eine uneindeutige Bezeichnung von Objekten oder Tätigkeiten. Viele Bezeichnungen innerhalb von Organisationen sind oft über Jahre entstanden, und die Bedeutung wurde nie eindeutig geklärt. Im Alltag ist die genaue Definition oft nicht so wichtig oder kann von den beteiligten Personen aus dem Kontext abgeleitet werden.

Möchte man Software für einen Prozess mit diesen Objekten finden oder entwickeln, ist diese Definition aber sehr wichtig. Die genaue Definition der Regeln des Systems ist wichtig, um richtig zu funktionieren.

Hier kann ein kleines Glossar helfen, auf das man sich unter den beteiligten Personen innerhalb der Organisation einigt.

Am besten ist es, die identifizierten Objekte mit ihrem Namen mitzuschreiben während man über die Ziele spricht. Im nächsten Schritt sollte dann eine kurze Definition zu jedem der Namen ergänzt werden.

Und wie geht es weiter?

Im nächsten Schritt geht es dann darum, eine Lösungsstrategie zu erarbeiten.

Diese soll dann wieder zwei wesentliche Punkte enthalten: Die Erarbeitung einer kurzfristigen Lösung, die das dringlichste Problem löst. Gleichzeitig soll diese Lösung aber auch eine Strategie beinhalten wie weitere Probleme integriert gelöst werden können.

Hier ist es sinnvoll mit einer Expert*in zusammenzuarbeiten, um die Faktoren zu bewerten und dann eine Entscheidung für die Umsetzung zu treffen.

• Welche geeigneten Produkte könnten die Probleme lösen?
• Wie können Sie miteinander integriert werden?
• Welche Teile der Probleme sind sinnvoll mit Standardprodukten zu lösen? Gibt es Teile, wo eine Individualentwicklung schneller und besser wäre?
• Wie kann man herausfinden, ob das großartig von Vertrieb vorgestellte Produkt tatsächlich meine Probleme löst?