Die Aufnahme neuer Mitarbeiter:innen in das Unternehmen ist eine große Herausforderung. Viele Prozesse greifen ineinander, damit eine Mitarbeiter:in am ersten Tag ankommen kann und möglichst schnell den Einstieg in die Arbeit findet.

Fehler im Preboarding können jedoch viel Aufwand, Geld und vor allem qualifizierte und gut ausgebildete Mitarbeiter:innen kosten.

Ein digitalisiertes Preboarding unterstützt bei der Kommunikation, sorgt dafür, dass alle Schritte im Preboarding rechtzeitig durchgeführt werden können und stellt sicher, dass sich die HR-Abteilung, Teammitglieder und Führungspersonen um die Betreuung der neuen Kolleg:in kümmern können.

Digitalisierungsmaßnahmen

• Übernahme der Daten aus dem Bewerbermanagement in den Personalakt: Der erste Schritt ist sicherzustellen, dass die Kommunikationskanäle aus dem Bewerbungsverfahren nicht unterbrochen werden. Die Übernahme von der Kontaktdaten der neuen Mitarbeiter:in stellt sicher, dass die Kommunikation ohne Hindernis funktioniert und dass alle weitere Prozesse mit den Daten arbeiten, die schon aus dem Bewerbungsprozess bekannt sind.
• Vertragserstellung: Mit den Angaben der Mitarbeiter:in aus dem Bewerbungsprozess und deren Führungsperson wird vollautomatisch ein Vertrag erstellt und der neuen Mitarbeiter:in über die Website zu Verfügung gestellt. Mit Kommentaren direkt am Dokument können die letzten Details des Vertrags geklärt werden und die Mitarbeiter:in kann direkt per elektronischer Signatur unterschreiben. Verzögerung im Feedback durch den Postweg oder weitere Vor-Ort-Termine sind damit nicht mehr notwendig.
• Übergabe an die Lohnverrechnung und Anmeldung: Im Preboarding werden die notwendigen Daten für die Anmeldung der Mitarbeiter:in gesammelt, für die Lohnverrechnung aufbereitet und weitergegeben. Die Lohnverrechnung kann dann direkt die Anmeldung übernehmen.
• Kommunikation mit Arbeitgeber: Gezielte Kommunikation über die zukünftigen Aufgaben ist ein wesentlicher Faktor im Preboarding. Die Kommunikation erfolgt mit der Mitarbeiter:in noch über die privaten Kommunikationskanäle. Informationen zu privaten Kommunikationskanälen haben aber außerhalb von HR nichts zu suchen. Über ein Preboardingsystem können sich daher Führungspersonen und künftige Mentoren bereits mit der neuen Mitarbeiter:in austauschen.
• Bestellung von Ausrüstung und Arbeitsmaterialien: Nicht nur direkte Kolleg:innen, sondern auch andere Organisationseinheiten profitieren von einer raschen Möglichkeit zur Kommunikation. So können direkt, in Abstimmung mit der Mitarbeiter:in, Arbeitsmaterialien wie Handy, Laptop, Softwarelizenzen oder anderes besprochen und anschließend bestellt werden.
• Information zu Angeboten am Arbeitsplatz: Dein Unternehmen setzt viel daran Angebote für Mitarbeiter:innen zu schaffen. Über die Informationen aus dem Preboarding hat die neue Mitarbeiter:in bereits die Möglichkeit Zugang zu diesen Informationen zu bekommen, damit sie diese bereits in der Probezeit nutzen kann.
• Berechtigungen in IT-Systemen: Anhand der Funktion und Teamzugehörigkeit werden die IT-Systeme für die neue Mitarbeiter:in vorbereitet, indem unter anderem Benutzer und E-Mail-Postfach angelegt werden. Am 1. Arbeitstag bekommt die Mitarbeiter:in direkt eine Informationsemail mit einem Link, Benutzer und Einmal-Passwort, das sie verwenden kann, um den Onboardingprozess zu starten. Somit hat die neue Mitarbeiter:in Zugang zu allen Systemen, die benötigt werden.
• Zugang zum Gebäude: Im Gebäudesicherheitssystem wird bereits die neue Mitarbeiter:in angelegt. Die Einrichtung kann dann direkt mit der Mitarbeiter:in vorort fertiggestellt werden.
• Informationen zum ersten Arbeitstag: Einige Tage vor dem Arbeitsbeginn bekommt die neue Mitarbeiter:in Information über den Ablauf des ersten Arbeitstages, die Personen mit denen sie interagieren wird und hilfreiche Tipps.

Welche Vorteile ergeben sich?

• Klare Kommunikationsschritte fördern die Kommunikation und damit die Mitarbeiter:innenbindung.
• Durchgängige Prozesse mit klaren Zuständigkeiten im Unternehmen verhindern, dass wichtige Tätigkeiten am ersten Arbeitstag der neuen Mitarbeiter:in nicht abgeschlossen sind.
• Effektive Prozesse fördern den schnellen Einstieg neuer Mitarbeiter:Innen und sie werden so schneller produktiv.
• Die Einbindung neuer Mitarbeiter:innen in den Preboardingprozess fördert die Integration ins Team und das Unternehmen.
• Die Möglichkeit Ausrüstung und Arbeitsmaterialien gleich an eigene Bedürfnisse anzupassen fördert Bindung, Zufriedenheit und Effizienz.

Wie kann zyrrio unterstützen ein besseres Preboarding einzuführen?

• Wir analysieren die Prozesse rund um das Preboarding und stellen ein gemeinsames Ist-Bild her.
• Wir identifizieren Schwachstellen und priorisieren gemeinsam mit dir Verbesserungsmaßnahmen.
• Wir evaluieren geeignete Werkzeuge zur Verbesserung des Prozesses.
• Wir integrieren verschiedene Werkzeuge und verbessern so die Kommunikation zwischen unterschiedlichen Abteilungen und Teams.
• Wir beraten für deinen langfristigen Erfolg.

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